Какие подписи в первичке и других бумагах требуют особого внимания главбухов.

Компании могут больше не использовать печать даже в документах для налоговой. Скоро во многих документах будет только подпись директора и главбуха. Личный автограф легко подделать. А значит, стоит обращать на него особое внимание.

Два экземпляра первички визируют разные сотрудники.

В чем опасность.

Нередко одни и те же документы визируют разные сотрудники. Например, экземпляр первички покупателя подписывают менеджер и бухгалтер, а тот, что остался у контрагента, - директор и главбух. В итоге у двух сторон сделки остаются документы с разными визами. Кроме того, даже один и тот же сотрудник может завизировать два документа по-разному. Например, в одном поставить полноценную подпись, а в другом – одну закорючку. Опасность в том, что из-за таких несовпадений инспекторы могут усомниться в подлинности первички. А как следствие снять расходы и вычеты.

Как избежать проблем.

При получении документов от контрагента компания даже не видит, кто и как завизировал второй бланк. Поэтому с претензиями налоговиков могут столкнуться уже на проверке. Помогут следующие аргументы. Во-первых, в законодательстве не сказано, что оба экземпляра одного документа должен визировать один и тот же сотрудник.

Во-вторых, у специалистов, которые подписали документы, есть полномочия на право подписи. Это подтверждает приказ или доверенность. Копию можно попросить у поставщика. В-третьих, в каждом документе есть расшифровка визы. И если в первичке расшифровка соответствует подписи, то никаких ошибок в заполнении нет. А значит, инспекторы не вправе снимать расходы и вычеты.

Контрагент визирует документы черными чернилами.

В чем опасность.

По мнению некоторых инспекторов, черные чернила означают, что на документе не оригинальный автограф, а он скопирован на ксероксе или распечатан на принтере. А копии документов не подтверждают расходы и вычеты.

Как избежать проблем.

Формально в законодательных актах нет требований к цвету чернил в первичке. В Положении о документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105) лишь сказано, что записи делают чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек. К цвету требований нет. В постановлении Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 также не сказано о цвете чернил на счетах-фактурах. Но если компания не готова спорить, то проще попросить поставщика заполнить первичку синей или фиолетовой ручкой.